Personel giriş çıkış takip sistemi, personellerinizin çalışma sürelerini kolaylıkla denetlemenizi sağlamaktadır. Özellikle personel sayısının yüksek olduğu işletmelerde sıklıkla tercih edilmektedir. Denetlemenin yanı sıra bu verileri excel formatında raporlayabilme fırsatı sunmaktadır.
Personel Takip Sistemi Nedir?
Öncelikle personel takip sistemi, halk dilinde birçok farklı şekilde telaffuz edilmektedir. Bu telaffuzlardan bir kaçını örneklendirecek olursak; PDKS, personel devam kontrol sistemi, personel takip sistemi, personel giriş çıkış takip sistemi olarak örneklendirebiliriz. Telaffuz şekilleri farklılık gösterse de, sistemlerin fonksiyonları aynıdır. Temel amaçları personellere ait giriş-çıkış, izin, devamsızlık, puantaj ve maaş hesaplamaktır. Personellerinizin iş yerinde geçirdikleri tüm süreleri kolaylıkla raporlamak mümkündür.
Sistemler kendi aralarında doğrulama türüne göre ayrılmaktadır. Başlıca personel takip sistemi çeşitleri şunlardır;
- Kartlı personel takip sistemleri
- Parmak izli personel takip sistemleri
- Yüz tanıma personel takip sistemleri
Bahsetmiş olduğumuz üç farklı takip sisteminden de aynı verileri ve raporları alabilmektesiniz. Gelin birlikte bu takip sistemlerinin özelliklerini inceleyelim.
Kartlı Personel Takip Sistemleri Nasıl Çalışır?
Personel takip sistemlerinin ilk türlerinden olan kartlı personel takip sistemleri, hala daha popülerliğini korumaktadır. Özellikle biyometrik veri kullanmak istemeyen işletmeler, kartlı personel takip sistemlerini tercih etmektedir. Sistemin çalışması için ihtiyaç duyduğu üç temel ürün vardır. Bu ürünler;
- Kart Okuyucu Personel Takip Cihazı
- Personel Takip Programı
- Personel Geçiş Kartları
Sistemin devreye alınması için öncelikle personel takip cihazının montajı yapılmalıdır. Akabinde geçiş kartları, ID listesi oluşturarak personellere tanımlanmalıdır. Bu işlem için isterseniz personel sicil numarasını da kullanabilirsiniz. Örneğin 14897532 numaralı kart, 1 sicil numaralı personele şeklinde liste oluşturmalısınız.
Kartlı personel takip sistemlerinin çalışma prensibi, kart doğrulamasına dayanmaktadır. Personel kendisine ait kartını işe giriş yaparken okutucuya okutur. Personel takip cihazı bu doğrulamanın saatini ve kart numarasını hafızasına kaydeder. Sonrasında bu verileri görmek istediğinizde, personel takip programı cihazdan verileri çekerek sizlere raporlamaktadır.
Kartlı personel takip sistemlerinin fiyatları, kart okuyucuya göre değişmektedir. Kart okuyucu personel takip cihazlarının fiyatlarını görüntülemek için kartlı geçiş sistemleri kategorimize göz atabilirsiniz.
Parmak İzli Personel Giriş Çıkış Takip Sistemleri Nasıl Çalışır?
Personel giriş çıkış takip sistemlerinin ilk biyometrik çeşidi olarak bilinmektedir. Parmak izi, kişiye özgü bir bulgu olduğu için taklit edilememektedir. Parmak izli giriş çıkış takip sistemi de kartlı takip sistemiyle benzer mantıkta çalışmaktadır. Sistemler arasındaki en büyük fark, doğrulama yöntemidir. Parmak izli personel takip sistemleri iki temel ürüne ihtiyaç duymaktadır. Bu ürünler;
- Parmak İzi Okuyucu Personel Takip Cihazı
- Personel Takip Programı
Biyometrik doğrulamalı personel takip sistemlerinin en büyük avantajı Buddy Punch’ı engellemesidir. Bir diğer tabir ile personellerin birbirleri yerine geçiş yapma ihtimalini ortadan kaldırır.
Parmak izli personel takip sistemleri de doğrulama mantığına dayanmaktadır. Kart yerine parmak izi doğrulanır. Parmak izi cihaza, bir ID’ye ait olarak kaydedilmektedir. Örneğin; İlker personelinin ID numarası 1 ve parmak izi de bu ID numarasıyla eşleşmektedir. Yani İlker işe giriş yapmak için parmak izini 09.30’da okuttuğunda, cihaz 1 ID numaralı kişi 09.30’da giriş yaptı olarak hafızasında saklamaktadır.
Yine kartlı geçiş sistemlerinde bahsettiğimiz gibi, verileri raporlamak istediğinizde personel takip programı devreye girmektedir. Personel takip cihazının hafızasındaki verileri veritabanına çeker ve excel formatında sizlere raporlar.
Yüz Tanıma Personel Takip Sistemi Nasıl Çalışır?
Yüz tanıma sistemleri, en yeni nesil doğrulama yöntemleri arasındadır. Özellikle teknolojinin gelişmesi ile birçok alanda tercih edilmektedir. Personel takip sistemi yüz tanıma ise temassız geçiş özelliğiyle ön plana çıkmaktadır.
Özellikle tüm dünyanın etkilendiği Covid-19 salgını sonrası temassız geçiş ve ödeme yöntemlerinin popülerliği arttı. Bu dönemde personel takip sistemleri de yüz tanıma ile seviye atlamış oldu. Çünkü personellerin parmak izini aynı alana okutması ya da birbirleriyle kart transferi yaparak temas etmesi salgının bulaşıcılığını artırmaktaydı. Bu sebeplerden dolayı yüz tanıma personel takip sistemi, son yıllarda kullanıcıların ilk tercihleri arasında yer aldı. Yüz tanıma personel takip sistemi iki temel ürüne ihtiyaç duyar. Bu ürünler;
- Yüz Tanıma Personel Takip Cihazı
- Personel Takip Programı
Yüz tanıma personel takip sistemlerinin en büyük avantajı temassız geçiş, hızlı doğrulama ve yeni teknolojiye sahip olmasıdır. Yeni nesil yapay zeka yüz tanıma terminallerimiz 1 saniyenin altında ve 1.5 metre mesafeden tanımlama yapabilmektedir. Bu sayede kalabalık geçiş yapılan alanlardaki yığılmaları engeller.
Personel Takip Cihazı
Personel giriş çıkış takip cihazları, birçok farklı çeşide sahiptir. Başlıca personel takip cihazı türleri;
- Kart Okuyucu Personel Takip Cihazı
- Parmak İzi Okuyucu Personel Takip Cihazı
- Yüz Tanıma Personel Takip Cihazı
Yazımızın başlıklarında incelediğimiz gibi, tercih edilen cihaz sistemin türünü belirlemektedir. Yani eğer kart okuyucu tercih ederseniz sisteminiz kartlı personel takip sistemi, parmak izi okuyucu tercih ederseniz parmak izli personel takip sistemi, yüz tanıma cihazı tercih ederseniz yüz tanıma personel takip cihazı olacaktır. Sistemlerin hepsi maaş ve puantaj hesaplama anlamında aynı sonucu vermektedir. Burada en önemli ürün personel giriş çıkış takip programıdır.
Personel Giriş Çıkış Takip Programı
Personel giriş çıkış takip programı, sistemin uzaktan yönetilmesini ve raporlamasını sağlamaktadır. Sistem içerisindeki personel takip cihazlarıyla haberleşerek hafızasındaki verileri veritabanına aktarmaktadır. Bu sayede hem geçmişe ait, hem güncel verilere kolaylıkla ulaşabilirsiniz. İşte personel giriş çıkış takip programının başlıca özellikleri;
- Uzaktan Personel Takip Cihazı Yönetimi
Personel takip programı, personel takip cihazıyla TCP/IP protokolü üzerinden haberleşmektedir. Bu sayede fiziki zahmete gerek kalmadan cihazınız ile ilgili temel işlemleri uzaktan yapabilirsiniz. Bu temel işlemler; Cihaza personel ekleme-silme, cihazdan verileri aktarma, saat ve tarih ayarlarını güncelleme gibi manuel yapmanız gereken birçok işlemi zahmetsizce halledebilirsiniz.
- Maaş ve Puantaj Hesaplama
Personel takip cihazları, giriş-çıkış kayıtlarını ham veri olarak tutmaktadır. Yani sadece doğrulamanın yapıldığı saat ve kişi bilgisini saklamaktadır. Bu noktada personel takip programı, cihazdan aldığı verileri işletmenizin çalışma saatine göre yorumlar ve puantaja dönüştürür. Dilerseniz personellerinizin aylık maaşlarını programa işleyerek, çalışma saatlerine göre hak edişlerini hesaplayabilirsiniz.
- Otomatik Mail Gönderimi
Personel takip programı istediğiniz raporları periyodik olarak sizlere gönderebilir. Örneğin; Personellerinizin sabah giriş saatlerini görmek için ayrı bir mail, gün sonunda ise tüm personellerinizin günlük aktivitelerini görebilmeniz için ayrı bir mail iletebilmektedir. Bu yapı tamamen sizlerin çalışma sistemine göre şekillendirilebilmektedir.
- Vardiya Takibi
24 saat vardiyalı çalışmalar, manuel takibi en zor çalışma türlerindendir. Bu noktada personel takip programı personellerinizin hangi vardiyaya girdiğini otomatik olarak tespit edebilmektedir. Bu sayede hangi personelinizin hangi vardiyada ne kadar çalıştığını ve vardiya bazlı fazla mesai sürelerini kolaylıkla görüntüleyebilirsiniz.
Personel Takip Sistemi Excel Raporları
Birçok kullanıcı için pdks sisteminin en önemli fonksiyonu excel raporlamasıdır. Çünkü sistemden alınan veriler dokümanlara ve hesaplamalara dönüştürülür. Sistem kullanıcıları (muhasebe, insan kaynakları, bilgi işlem) departmanları excel formatını sıklıkla tercih etmektedir. Personel takip sistemleri excel formatına duyarlı olarak geliştirilmiştir. Çoğu sistem raporlamalarını otomatik olarak excele dönüştürebilmektedir. Excel formatında alabileceğiniz personel takip sistemi raporları;
- Personel Giriş Çıkış Takip Raporu
- Personel Hareket Raporu
- İzin ve Devamsızlık Raporları
- Bordrolar
- Geç Gelme ve Erken Çıkma Raporları
Personel takip sistemi excel raporları, kaydedildikten sonra değiştirilebilmektedir. İçeriklerde gördüğünüz bir hata var ise manuel müdahale edebilirsiniz.
Personel Takip Sisteminin Sağladığı Avantajlar Ve Faydaları
- Personel takip sistemi, personellerinizin işe giriş-çıkış saatlerini kontrol eder. Bu sayede tüm personellerinizi kolaylıkla takip edebilirsiniz.
- Personel takip sistemi, maaş süreçlerini iyileştirir. Çünkü otomatik hesaplamalar sayesinde manuel hatayı engeller.
- Personel takip sistemi, izin ve devamsızlık takibini kolaylaştırır.
- Personel takip sistemi, geç gelme ve erken çıkma durumlarını tespit eder.
- Personel takip sistemi, bordro yazılımınızla entegre olarak tüm maaş sürecinizi otomatik hale getirir.
- Personel takip sistemi, vardiya takibini kolaylaştırır.
- Personel takip sistemi, otomatik puantaj oluşturarak iş yükünü azaltır.
- Personel takip sistemi, hem işletmenizin hem personellerinizin haklarını korur.
- Personel takip sistemi, ofis içerisindeki kapı geçişlerinizi yetkilendirebilir. Ofis düzeninizi korur.
- Personel takip sistemi, günlük, haftalık ve aylık takip yapmanızı sağlar.
- Personel takip sistemi, raporlama süreçlerinizi hızlandırır.
- Personel takip sistemi, avans ve ceza kesintileri yapabilir.
- Personel takip sistemi, fazla mesai hesaplamalarınızı otomatikleştirir.
- Personel takip sistemi, resmi tatil çalışmalarınızın takibini kolaylaştırır.
- Personel takip sistemi, işletmenizin çalışma yapısına göre hesaplama yapar.
- Personel takip sistemi, buddy punch engeller.
Personel Takip Sistemi Seçiminde Dikkat Edilmesi Gerekenler
Dikkat etmeniz gereken en önemli husus işletmenizin yapısına uygun olmasıdır. Çünkü personel takip sistemleri, belirli bir algoritmaya göre çalışmaktadır. Bu sebepten dolayı çalışma yapınızı, hizmeti alacağınız firmaya satın almadan önce mutlaka belirtmelisiniz. Akabinde bir demo talebinde bulunabilirsiniz. Ücretsiz demo ile sistemi analiz edip, uygunluğunu kontrol edin. İşte adım adım personel takip sistemi seçiminde dikkat edilmesi gerenler;
- Personel takip sisteminin hangi okuyucu türüyle kurulacağını belirleyin. (Parmak izi okuyucu, kart okuyucu ya da yüz tanıma)
- İşletmenin destek hizmeti verip vermediğini teyit edin.
- Personel takip sisteminin demosunu talep edin.
- Demo esnasında işletmenizin çalışma saatlerini yazılıma işletin.
- 1 ay boyunca, aktif bir kullanıcı gibi puantajınızı buradan takip edin.
- Eğer puantaj döneminde başarılı sonuç elde ederseniz, sistemi satın alabilirsiniz.
Personel Takip Sistemi Destek Hizmeti
Teknolojik birçok ürün ve sistemde olduğu gibi, personel takip sisteminde de destek hizmeti çok önemlidir. Hem yazılım hem cihaz için destek ihtiyacınız olacaktır. Bu noktada destek hizmeti kaliteli olan firmalarla çalışmak kritik önem taşır. Çünkü maaş ve puantaj döneminde desteğe ihtiyaç duyabilirsiniz. Eğer destek hizmeti kaliteli olan bir firma ile çalışmak isterseniz Simple destek hizmetimizden faydalanabilirsiniz.